Proyecto de demostración · Automatización
Facturas de proveedores y vencimientos automatizados
Es un proyecto de demostración, no un cliente real. Muestra cómo una pyme puede dejar de copiar a mano las facturas de sus proveedores: n8n lee cada factura en PDF que llega por email, apunta sus datos en una hoja de gastos y, de lunes a viernes, envía un aviso con las facturas que vencen esa semana.
Ficha rápida
| Tipo | Proyecto de demostración (sin cliente real) |
|---|---|
| Sector | Pymes y autónomos con facturas de proveedores |
| Herramientas | n8n · Gmail · Google Sheets |
| Plazo habitual de un flujo así | De 1 a 2 semanas, según lo que haya que conectar |
¿Qué problema resuelve?
En muchas pymes, alguien abre cada factura que llega por email, copia el proveedor, el número, la fecha y el importe en una hoja y vigila los vencimientos de memoria. Es un trabajo repetitivo, fácil de retrasar y con errores caros: un pago que se olvida o una factura que se apunta dos veces.
¿Cómo funciona la automatización?
Un flujo de n8n revisa cada hora los emails con la etiqueta "facturas" y un PDF adjunto, extrae el texto de la factura y saca el proveedor, el NIF, el número, las fechas y el total. Después añade una fila a la hoja de gastos. Un segundo flujo revisa la hoja cada mañana laborable y avisa de los vencimientos próximos.
- Llega una factura en PDF y Gmail le pone la etiqueta "facturas" con un filtro.
- n8n descarga el PDF y lee su texto.
- Busca el número de factura, el NIF, la fecha, el vencimiento y el total.
- Añade una fila a la hoja Gastos con el estado "Pendiente".
- Si falta algún dato, la fila queda como "Revisar". Si no hay vencimiento, lo estima a 30 días.
- De lunes a viernes a las 8:00, un solo email resume las facturas sin pagar que vencen en 7 días o ya han vencido.
| Columna | Ejemplo |
|---|---|
| Proveedor | Papelería Ejemplo |
| Nº factura | F-2026/0153 |
| Fecha factura | 2026-10-01 |
| Vencimiento | 2026-10-31 |
| Total (€) | 121,00 |
| Estado | Pendiente · Revisar · Pagada |
Datos inventados de ejemplo.
¿Qué habría que adaptar en una empresa real?
En una empresa real ajustaríamos la lectura a los formatos de sus proveedores habituales, añadiríamos OCR o un modelo de IA para las facturas escaneadas y conectaríamos el flujo con su programa de contabilidad o su ERP en lugar de una hoja, si lo tiene. La demo solo lee facturas en PDF con texto.
- Reglas para los proveedores que más facturan.
- Lectura de facturas escaneadas con OCR o IA.
- Envío de los datos al programa de contabilidad o al ERP.
- Archivo automático del PDF en una carpeta por mes.
¿Quieres algo así en tu empresa?
Cuéntanos cómo gestionáis hoy las facturas y, en el diagnóstico gratuito de 30 minutos, te proponemos qué automatizar primero.